Confira um guia prático sobre os principais códigos fiscais!

Conhecer os conceitos básicos das normas fiscais e o impacto que causam à empresa é essencial para a tomada de decisão dos gestores. Os códigos fiscais estão entre as informações que o empreendedor precisa dominar, a fim de se manter em conformidade com o que determina o regramento legal e tributário vigente.

O objetivo deste artigo é apresentar um guia prático sobre o que são os códigos fiscais e qual é a sua relevância para as empresas. Além disso, também vamos apresentar uma descrição sucinta sobre os principais códigos, para que você possa ter uma visão geral sobre a finalidade e o escopo de atuação de cada um deles.

Quer saber mais? Então, continue a leitura!

O que são os códigos fiscais e qual a importância de conhecê-los?

Antes de prosseguirmos para a apresentação de cada um dos códigos fiscais, é preciso que você tenha muito claro em sua mente o que são esses códigos, qual a sua finalidade e qual é a importância de dedicarmos tempo ao seu estudo.

Os códigos fiscais nada mais são do que sistemas de controle sobre determinado aspecto dos negócios, com a finalidade fiscal e tributária. Em poucas palavras, podemos afirmar que um código fiscal reúne, em si, informações importantes que caracterizam determinado produto ou empresa, a fim de facilitar o monitoramento sobre a sua atividade.

Como veremos adiante, um código CNAE, por exemplo, ajuda a classificar facilmente qual é o ramo de atividade de um negócio, determinando também qual a sua tipificação legal e o regime tributário mais adequado ao seu tipo de operação.

Sendo assim, os códigos fiscais são instrumentos importantes de gestão, controle e monitoramento sobre a atividade econômica. Por isso, cada código deve ser observado por todos os agentes que pretendem se manter em conformidade com o que determina a legislação, eliminando o risco de multas, impedimentos e outras sanções sobre a sua operação.

Quais são os principais códigos fiscais?

Agora que conhecemos a importância dos códigos fiscais, chegou o momento de apresentarmos, de maneira mais detalhada, quais são os principais. Confira, a seguir, uma lista descritiva com os seis códigos mais importantes.

1. CNAE – Classificação Nacional de Atividades Econômicas

Toda organização, independentemente do ramo de atividade em que atua (como na prestação de serviços, na comercialização de produtos físicos ou on-line), precisa estar enquadrada em algum código de atividade CNAE.

Mas, afinal, você sabe o que é CNAE? Trata-se de uma sigla para Classificação Nacional de Atividades Econômicas, e tem o objetivo de classificar todas as empresas em atividades econômicas específicas, sejam elas organizações sem fins lucrativos, instituições públicas e privadas, profissionais autônomos etc.

Na prática, trata-se de um código composto por 7 números padronizados, válidos em todo o país, e utilizados para o cadastramento e registro nos órgãos ligados à administração pública nas esferas municipais, estaduais e federais.

Além de servir como meio de controle para a gestão tributária, o registro no CNAE também combate ações fraudulentas e contribui para a tomada de decisões das instituições públicas voltadas ao aperfeiçoamento da legislação tributária.

Para encontrar qual é o código CNAE referente à atividade que a sua empresa exerce, é importante contar com o auxílio de um contador. Nesse processo de definição, o profissional contábil irá estudar as informações disponibilizadas pelo empreendedor sobre a natureza da sua ocupação, como: quais são os produtos vendidos? Qual é a forma de relacionamento com o cliente? Como é o processo produtivo?

Baseando-se nesses dados, o contador verifica a tabela de atividades do CNAE e pesquisa sobre as palavras-chave relacionadas às atividades descritas pela empresa. A partir desses resultados, é possível determinar quais são as atividades primárias e secundárias, dentre os diferentes segmentos econômicos, que mais se aproximam à realidade da empresa.

2. CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações

Trata-se de um código fiscal importante para a área de tributação, sendo obrigatório constar em todos os principais documentos fiscais do país, como CT, NFC-e, escrituração de livros de registro, NF-e e o SPED Fiscal.

A sigla CFOP, que significa Código Fiscal de Operações e Prestações das entradas e saídas de produtos em operações internas, é nada mais do que um código numérico que identifica a natureza da circulação de mercadorias ou a prestação de serviços de transporte.

Esse código é gerado pela SEFAZ com o objetivo de identificar a circulação de mercadorias e serviços no âmbito intermunicipal, interestadual e exterior. De maneira geral, é esse código que determina se a nota fiscal tem recolhido os impostos de maneira regular. A seguir, vamos conhecer o código fiscal CST.

3. CST – Código de Situação Tributária

Código de situação tributária ou CST é o código cuja a finalidade é identificar qual a origem de uma determinada mercadoria e estabelecer qual a sua forma de tributação. Cada número atribuído ao código CST de um produto revela se ele veio do Brasil ou de outros países do exterior, agrupando informações importantes sobre cada item de maneira muito prática.

O código fiscal CST foi estabelecido pela Governo Federal para apoio às atividades de fiscalização da arrecadação do ICMS. É por meio desse controle em código que a União, os estados e os municípios conseguem realizar uma tributação correta e sem risco de falhas.

Além disso, o CST também permite identificar de forma precisa qual a movimentação de cada produto em todo o território nacional a partir da sua chegada ao país, além de revelar também de que maneira ele chegou (navios cargueiros, aviões, ferrovias, rodovias etc.)

Para entendermos a importância deste código, quando o empreendedor efetua a gestão das suas vendas, precisa contar com o auxílio do CST para verificar quais os impostos são aplicáveis em cada operação.

Por isso, independentemente do tipo de controle adotado pela empresa (como sistemas de gestão ou planilhas), o empresário precisará dedicar tempo para conhecer de maneira abrangente o funcionamento desses códigos.

Como vimos, o CST é que determina como deve ser feita a cobrança do ICMS, e pode ser identificado conforme os seguintes parâmetros:

1. o CST é um código composto por 3 números, que são definidos com o auxílio de duas tabelas em conjunto (tabela A e tabela B);

2. o primeiro número é retirado da tabela A, e revela qual é a procedência da mercadoria. Assim, se a mercadoria possui origem nacional, o seu número será 0;

3. caso a origem da mercadoria seja o exterior, o número correspondente é o 1; e caso ele seja importada, mas adquirida no Brasil, o dígito será o número 2;

4. os outros dois números que compõem o código CST são extraídos da tabela B, e revelam qual o tipo de tributação indicada para a mercadoria em questão.

4. NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul

O NCM é um código criado para identificação da categoria de produtos comercializados nos países-membros do bloco econômico Mercosul — de onde deriva o seu nome “Nomenclatura Comum do Mercosul”. Assim, Brasil, Uruguai, Paraguai, Argentina e Venezuela possuem uma referência comum para classificação das mercadorias que transitam entre os seus territórios.

Esse código é composto por 8 dígitos, que descrevem qual a classificação padrão para compras e vendas de produtos e que também determinam as alíquotas tributárias que incidem sobre eles. Essa classificação pode ser encontrada na íntegra na Tabela do NCM, que pode ser baixada diretamente pelo site da Receita Federal.

O código NCM é utilizado como parâmetro comercial pelos países membros do Mercosul desde 1995, estando presente em todos as notas fiscais e demais livros contábeis legais.

Entre os 8 dígitos que formam esse código, os 6 primeiros se referem à classificação internacional de mercadorias, chamada de SH (Sistema Harmonizado), e apenas os 2 últimos dizem respeito às especificidades dos controles utilizados pelo Mercosul.

Dessa forma, o código fiscal NCM obedece à seguinte estrutura lógica:

1. os 2 primeiros dígitos se referem às características da mercadoria, chamada de Capítulo;

2. os 4 primeiros dígitos marcam a sua Posição, que é uma sequência da descrição das características indicadas no item anterior;

3. os 6 primeiros dígitos se referem a um desdobramento mais profundo sobre as características descritas no Capítulo;

4. já o 7º dígito, trata diretamente da classificação do produto dentro dos controles do NCM;

5. o 8º número descreve com mais detalhamento a classificação do produto.

A Secretaria da Receita Federal é órgão responsável pelo controle e monitoramento dos produtos brasileiros desde os anos 2000. Caso esses produtos não sejam corretamente descritos e preenchidos no processo de identificação NCM, podem ser aplicadas multas que atrasam ainda mais o seu processo, além da perda de benefícios.

5. CEST – Código Especificador da Substituição Tributária

O Código Especificador da Substituição Tributária passou a vigorar em janeiro de 2019 e tem como objetivo principal a padronização da identificação das mercadorias aptas a participarem no Regime de Substituição Tributária e também na antecipação do ICMS.

Vale lembrar que tais mercadorias que estiverem aptas são identificadas a partir da sua descrição no CEST e no NCM.

6. EAN – European Article Number

O código EAN – European Article Number (Número de Artigo Europeu, em português) é formado por barras verticais escaneadas e sequenciadas numericamente. Trata-se de um código utilizado no mundo todo (exceto no Canadá e EUA, onde vigora o UPC), desenvolvido por uma empresa americana, que contém 13 dígitos em sua composição.

A finalidade do código EAN é o controle interno das vendas por meio do armazenamento único de informações das características dos produtos, facilitando o gerenciamento de diferentes unidades. Os primeiros 3 dígitos do EAN servem para informar o país de origem do produto, sendo o Brasil reconhecido pelo número 789.

Em seguida, 4 ou 7 números identificam o fabricante ou a empresa dona do produto. O último número é o dígito verificador que confere mais segurança à leitura do produto, sendo recalculado sempre que ocorrem alterações na numeração.

Vale ressaltar que a quantidade de códigos utilizados em uma empresa varia conforme a quantidade de itens presentes em seu mix de produtos, que, por sua vez, varia conforme a sua participação de mercado.

Essa variação ocorre porque os códigos EAN são específicos para identificação de cada item separadamente. Assim, se uma empresa possui 100 produtos em seu portfólio, serão gerados 100 códigos EAN para cada tipo de produto.

Como esse código é automatizado, a leitura feita pelos coletores de dados (os chamados leitores de código de barras) é muito simples e prática, o que confere mais agilidade à gestão do estoque de mercadorias e reduz as chances de erros e extravios de produtos.

Da mesma forma, a análise tributária também fica mais eficiente ao ser executada tendo como base o cadastro de produtos via código EAN, contribuindo, assim, para a redução dos custos.

Para adquirir o código EAN para o seu negócio, basta procurar pela Associação Brasileira de Automação (GS1 Brasil), que é a instituição responsável pela liberação da licença para o uso de códigos de barras, e seguir os passos básicos a seguir:

1. faça o seu cadastro no site da instituição;

2. envie todos os documentos exigidos por e-mail ou fax;

3. pague o boleto correspondente, que será enviado diretamente ao seu e-mail.

Finalizado esse processo, o seu negócio se torna um associado da GS1 Brasil. É importante destacar que além de poder utilizar os códigos de barras em seus produtos, a sua empresa poderá acessar também os diversos cursos e materiais de apoio gratuitos, muito relevantes para o seu desenvolvimento.

Qual a importância de contar com ajuda profissional?

Até aqui, podemos entender mais sobre a abrangência e a importância dos códigos fiscais para a conformidade legal e tributária das empresas junto ao Governo. Por fim, cabe ressaltar ainda a importância de dispor de uma assessoria contábil capaz de orientá-lo sobre os pormenores de cada código e demais exigências legais.

A quantidade de códigos fiscais e os detalhes de cada um deles que precisam ser observados em cada nicho de mercado e em cada caso particular é algo grandioso. Por isso, é essencial contar com o auxílio de profissionais experientes e capacitados para evitar problemas com os órgãos fiscalizadores e outras possíveis sanções.

E então, gostou do artigo? Consegui construir uma visão geral sobre o que são e qual é o funcionamento dos principais códigos fiscais? Aproveite para curtir a nossa página no Facebook e continuar tendo acesso a muitos conteúdos de grande valor para o sucesso do seu negócio.